Как проверить статус самозанятого

Категория самозанятых появилась в стране относительно недавно, поэтому многие бизнесмены пока не имеют опыта сотрудничества с ними. В этом материале рассмотрим, как проверить статус потенциального контрагента, чтобы обезопасить себя от доначисления налогов и других неприятностей с ФНС.

Зачем выполнять проверку самозанятого

Плательщикам налога на профессиональную деятельность разрешено работать как с физическими лицами, так и с компаниями. Это удобно и выгодно обеим сторонам. Самозанятый может законно предоставлять свои услуги или товары, и при этом он освобожден от необходимости уплачивать НДФЛ и страховые взносы. А ИП или ООО освобождены от обязательств удерживать НДФЛ с вознаграждения и перечислять взносы в фонды.

Однако если ИП или юридическое лицо перечислит средства гражданину без статуса самозанятого, то налоговая инспекция может заблокировать счета предприятия и наложить штраф за эту операцию. Поэтому перед заключением сделки с плательщиком НПД обязательно нужно проверить его статус в официальном реестре самозанятых, который ведет Федеральная налоговая инспекция. 

Как проверить статус самозанятого

Есть два варианта проверки статуса физического лица:

• Онлайн-сервис на сайте налоговой.
• Справка о постановке на учет в качестве налогоплательщика НПД.

Рассмотрим пошагово, как получить подтверждение самозанятости из каждого источника.

Онлайн-проверка

Любой бизнесмен через сервис ФНС может абсолютно бесплатно проверить предполагаемого контрагента-самозанятого по его ИНН. Для этого не нужно проходить регистрацию или вводить свои данные.

Проверка выполняется так:

• Переход на сайт ФНС в раздел проверки статуса (npd.nalog.ru/check-status/).
• Ввод в соответствующее поле ИНН контрагента. Выполнять поиск по ФИО нельзя – это не идентифицирует однозначно человека.
• Указание даты, на которую нужно проверять физическое лицо. Можно узнать статус на момент предполагаемого заключения договора, либо перепроверить человека по предыдущим сделкам, чтобы выяснить, не появится ли у налоговиков вопросов после сдачи отчетности.
• Нажатие кнопки «Найти» и получение результата.

Таким же образом можно выполнять проверку с помощью платформы Самозанятые.рф (xn--80aapgyievp4gwb.xn--p1ai/check-inn) – это специализированный сервис для поиска исполнителя с официально подтвержденным статусом плательщика НПД.

Справка о постановке самозанятого на учет

Чтобы иметь основания для заключения договора с самозанятым, можно потребовать от него подтверждения своего статуса – справку о постановке на учет в качестве налогоплательщика НПД по форме КНД 1122035. Этот документ нужно будет приложить к договору с физлицом.

Для получения документа самозанятому нужно:

• Зайти и авторизоваться на сервисе «Мой налог» через приложение на смартфоне или через браузер (lknpd.nalog.ru/auth/login).
• Перейти в раздел «Настройки» и выбрать «Справка о постановке на учет».
• Получить электронный документ с усиленной квалифицированной цифровой подписью ФНС – он приравнивается к бумажной версии справки.
• Отправить полученное подтверждение контрагенту по e-mail, если нужно – распечатать документ.

Справку КНД 1122035 у самозанятого нужно брать на момент подписания с ним договора.

Что будет, если самозанятый потерял свой статус

По разным причинам самозанятый может потерять свой статус или сам отказаться от него, иногда это происходит до того, как сделка была завершена. Таким образом получается, что ИП или ООО перечислили средства обычному физическому лицу. Эта ситуация может создать бизнесу очень много проблем:

1. Компании или предпринимателю при оплате средств исполнителю нужно будет удержать из них НДФЛ и уплатить его в бюджет. Если об изменении статуса самозанятого стало известно уже после отправки денег, то следует известить налоговый орган о не удержании НДФЛ.
2. На размер перечисленных средств нужно будет начислить и оплатить взносы в ФСС и ФНС. Причем эти отчисления уже будут не из суммы оплаты, а из средств предприятия.
3. По итогам этих оплат бухгалтеру заказчика необходимо отчитаться – отразить сведения об исполнителе в персонифицированных зарплатных отчетах (2-НДФЛ, СЗВ-М, РСВ, СЗВ-СТАЖ). Такая работа потребует определенных временных затрат, и также необходимо будет знать СНИЛС бывшего самозанятого. Но этот документ у него могли не запросить при заключении договора как с плательщиком НПД.

Поэтому лучше не попадать в такие ситуации и проверять статус контрагента не только на момент заключения договора, но и непосредственно перед начислением ему оплаты. 

Чек об оплате

Еще один метод защитить себя от проблем с ФНС в будущем в связи со статусом контрагента – получить подтверждение оплаты услуг или товаров. Самозанятые не используют кассовый аппарат, но они обязаны формировать чек об оплате через приложение «Мой налог», где отображаются наименование услуг (товаров), количество, дата совершения сделки, ИНН заказчика. 

Чек может быть передан в бумажной или электронной форме (на e-mail) максимум до 9-го числа следующего за оплатой месяца. Но обычно он предоставляется сразу же и, согласно действующему законодательству, будет подтверждением понесенных предприятием затрат. Хранить чек нужно не меньше 5 лет, проверить операцию по нему можно с помощью QR-кода.

Как правильно составить договор с самозанятым

Практика заключения договоров гражданско-правового характера с самозанятыми широко применяется для оптимизации расходов на заработные платы. Работа, которую может выполнить сторонний подрядчик, часто обходится предприятию значительно дешевле найма сотрудника в штат, за которого нужно платить в фонды и ежемесячно отчитываться в ФНС.

Составление грамотного договора с самозанятым – еще один способ оградить себя от проблем со статусом контрагента. Для этого в тексте документа обязательно нужно указать:

1. Данные о применении контрагентом НПД. Таким образом в договоре закрепляются статус физлица и его обязательства самостоятельно платить налоги за себя.
2. Обязательство контрагента уведомить об утере статуса плательщика НПД. Если исполнитель больше не является самозанятым, он должен своевременно информировать об этом своего заказчика, чтобы тот не перечислял ему средства. Еще лучше – прописать в договоре пункт, по которому в случае потери права на применение НПД самозанятый компенсирует предприятию расходы на уплату за него налогов.
3. Ответственность за невыдачу чека. Нужно прописать размер штрафа за несвоевременное предоставление документа в электронном виде.

В договор также нужно включить:

• описание работ, которые будет выполнять самозанятый;
• критерии оценки качества результата;
• сроки выполнения работ;
• размер оплаты за заказ и условия выплаты (наличными, безналичными).

Также есть перечень пунктов, которые нельзя прописывать в договоре с самозанятым. В документе не нужно указывать:

• наличие на предприятии рабочего места самозанятого;
• необходимость подчиняться трудовому распорядку и правилам предприятия;
• обязанности и должность исполнителя;
• ежемесячную оплату труда самозанятого независимо от выполненного объема работ;
• обязательства по командировкам по запросу заказчика.

Наличие таких пунктов в договоре ГПХ с самозанятым будет говорить о том, что отношения заказчик-исполнитель по факту являются отношениями работодатель-подчиненный. Поэтому налоговики впоследствии могут переквалифицировать договор в обычный трудовой с обязанностью заказчика оплатить налоги за исполнителя. 

Как налоговая инспекция проверяет самозанятых

В ФНС понимают, что многие плательщики НПД относятся недостаточно серьезно к своим обязанностям по отправке чеков и оплате налогов. Поэтому, чтобы убедиться, что налоги исчислены верно, часто организуются проверки самозанятых. При этом проводят следующие операции:

• запросы в банки по состоянию счетов плательщика НПД и движению по счетам;
• проверку выданных чеков в соответствии с полученными суммами – отражены ли все доходы официально.

Если обнаруживаются расхождения в оплатах и чеках, то запрашивается информация по контрагентам самозанятого. Таким образом выявляются все сделки с ИП или ООО, по которым плательщик НПД намеренно или случайно допустил ошибки в учете. 

Поскольку все эти операции автоматизированы, то нарушения выявляются очень быстро. Поэтому лучше сотрудничать с проверенными контрагентами и хорошо проверять новых исполнителей-самозанятых перед заключением договора.

Штрафные санкции

Если вовремя не отследить потерю самозанятым своего статуса и не перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы, то согласно статье 122 НК РФ, на предприятие налагается штраф в размере:

• 40% от общей величины налогов и взносов, если нарушение было умышленным;
• 20% от общей величины налогов и взносов, если нарушение было неумышленным.

Кроме того, предприятие может получить начисление пеней за просрочку с уплатой налогов:

• организация – 1/300 ставки Центробанка от размера недоимки за каждый день просрочки до 30 дней и 1/150 ставки Центробанка за просрочку больше 31 дня;
• ИП – 1/300 ставки Центробанка от размера недоимки за каждый день просрочки.

За несвоевременную подачу зарплатных отчетов на предприятие налагается штраф:

• 5-30% от размера неуплаченного налога (минимум 1000 рублей);
• дополнительно 1000 рублей за 1 месяц просрочки со сдачей 6-НДФЛ.

В результате заказчик после такого неудачного опыта работы с самозанятым может заплатить в бюджет существенную сумму, а также будет иметь неприятные разбирательства с налоговиками.