Как начислять НДФЛ и взносы с доходов дистанционных работников

При оформлении в штат сотрудника, работающего вне офиса компании, ее филиалов или других отдельных подразделений, могут возникнуть трудности с бухгалтерским учетом. Как в конкретной ситуации определить, нужно ли начислять налог на доходы физических лиц и взносы в фонды социального страхования? Разбираемся.

Особенности удаленной работы

Дистанционная работа – это полноценное трудоустройство, где действуют все гарантии и требования трудового законодательства. Трудовые договоры заключаются с сотрудниками по единым правилам, но с учетом данного вида взаимодействия:

• деятельность ведется не на определенном рабочем месте или объектах работодателя, прямо или косвенно находящихся под его контролем;
• работник выполняет свои обязанности и контактирует с нанимателем через телекоммуникационные сети, обычно – с помощью интернета;
• дистанционная работа не может быть связана с изготовлением материальных или вещественных объектов (в соответствии со ст. 310 ТК РФ).

Обычно удаленный работник самостоятельно определяет режим работы и отдыха, хотя в договоре с нанимателем может быть оговорено обязательное время онлайн-связи офиса с сотрудником. Люди, работающие дистанционно, могут полноправно нарабатывать страховой и трудовой стаж, пользоваться всеми правами официально трудоустроенного гражданина. Как и обычный сотрудник, «удаленщик» может уйти на больничный, получить ежегодный оплачиваемый отпуск, имеет право на выплаты по временной нетрудоспособности, а также на пособие по уходу за ребенком до полутора лет.

Удержание НДФЛ

Согласно ст. 207 Налогового кодекса, резидентом признается физическое лицо, которое находится на территории Российской Федерации не меньше 183 календарных дней на протяжении 12 месяцев подряд. Если сотрудник – налоговый резидент, то все доходы, полученные от источников в России и за рубежом, должны облагаться налогами. Для нерезидентов обязательными будут взносы в бюджет только с заработков, полученных в РФ.

Для сотрудников, работающих в России

Заработок резидента, полученный от трудовой деятельности из источника в Российской Федерации, облагается налогом в размере 13% от дохода. Если сотрудник не подпадает под условия резидентства, то работодатель обязан высчитывать 30% из его доходов.

Очень важно учитывать эти правила, так как при выявлении неправильных расчетов налоговый орган может начислять работодателю штраф в размере 20% от недополученной бюджетом суммы НДФЛ. Чтобы избежать подобных неприятностей, необходимо запастись аргументами, что сотрудник является налоговым резидентом (или наоборот — не резидентом), к примеру, иметь:

• свидетельство о регистрации работника по месту его временного пребывания;
• копию паспорта со штампами о въезде/выезде за рубеж;
• согласованную с работником установку геолокации на рабочий телефон.

Если российская компания в рамках трудового договора начисляла зарплату или другие вознаграждения в пользу гражданина РФ, то все выплаты облагаются налогами независимо от того, где выполнялись работы.

Если удаленный сотрудник проживал за рубежом во время своей трудовой деятельности, то его зарплата относится к выплатам от источников за пределами России и, следовательно, налогом не облагается (Письмо Минфина № 03-04-06/28634). Если работодатель, тем не менее, удержал подоходный налог, то вся полученная сумма должна быть возвращена данному сотруднику. Налоговые резиденты, которые получали выплаты от источников за пределами государства, должны самостоятельно исчислять и оплачивать подоходный налог по окончании налогового периода.

Для работников из-за границы

Согласно разъяснению Минтруда, наниматель не может гарантировать безопасные условия труда удаленному сотруднику, живущему не в Российской Федерации. Поэтому ведомство рекомендует в данном случае не заключать трудовые договора, а оставаться в рамках гражданско-правовых взаимодействий.

Страховые взносы

Все работники — граждане РФ, выполняющие свои обязательства по договору с работодателем, должны быть обязательно застрахованы по:

• медицинскому страхованию;
• страхованию на случай временной нетрудоспособности;
• пенсионному страхованию;
• страхованию в связи с родами и уходом за ребенком.

Поэтому работодатель обязан удерживать страховые взносы, независимо от местонахождения удаленного сотрудника.

Выплаты работнику-иностранцу будут облагаться взносами на обязательное страхование только тогда, когда он временно или на постоянной основе проживает и трудится в пределах РФ. Если сотрудник ведет деятельность из-за границы, то он не относится к лицам, подлежащим обязательному страхованию, и с его доходов не будут удерживаться взносы в фонды социального страхования.