>
>
Электронные трудовые книжки в РФ: когда войдут в оборот и как их оформлять?

Электронные трудовые книжки в РФ: когда войдут в оборот и как их оформлять?

Все статьи

В 2020 году запускают электронные трудовые книжки взамен старых бумажных. В российские законы уже внесены соответствующие поправки, поэтому работающим гражданам, тем, кто только собирается оформляться на работу, и работодателям нужно изучить новые правила оформления. Рассмотрим детальнее, что под собой подразумевают электронные трудовые и как их оформлять.

Законодательная база

В декабре 2019 года в ТК Российской Федерации была внесена новая статья 66.1. Согласно поправкам, теперь информацию о стаже трудовой деятельности, местах работы и прочие данные можно хранить в электронном формате. Также работодатели обязаны сдавать отчет в Пенсионный фонд в новой форме. Об этом говорят поправки в законе о персонифицированном учете. Оба изменения запустили процесс перехода на электронные трудовые книжки.

Преимущества нового формата

Виртуальные документы упрощают жизнь работодателям и работникам. Среди достоинств:

  • Экономия времени. Записи в электронные трудовые книги вносить проще и быстрее. Бюрократические процедуры при увольнении, переходе на новую работу, открытии визы упрощаются. Больше не нужно будет тратить несколько дней на то, чтобы снять и заверить копии.
  • Защита прав работника. Владелец трудовой может запросить и получить информацию в любое время. Работодатели же не смогут манипулировать подчиненными, например, держать документ у себя, препятствуя увольнению. Также невозможно будет скрыть отсутствие выплат в пенсионный фонд.
  • Сохранность данных. Бумажные трудовые книжки легко потерять или повредить. Восстановление же забирает много сил и времени. Цифровой формат обеспечивает надежность хранения личной информации.
  • Удаленная работа. Многие россияне работают дистанционно. С этого момента трудоустройство для людей, которые будут вести трудовую деятельность на дому, становится значительно проще. Не нужно ехать в офис – все документы можно оформить онлайн. Это, в свою очередь, сократит статистику неофициального устройства на работу.

 

Единственной проблемой мы считаем возможность сбоев и утечки информации. Для того чтобы все преимущества себя оправдывали, система должна работать слаженно. Необходимо, чтобы разработчики обеспечили постоянную поддержку программного обеспечения. Однако это лишь опасения, а в целом ведение рабочей документации в электронном виде имеет только плюсы.

Кривоносова Софья, бухгалтер, специалист по кадровому учету

Как и когда произойдет переход на новый формат?

Закон вступает в силу уже с 1 января 2020 года. Работники, которые согласны оформить электронный документ, подают заявление работодателю. После того, как оно будет одобрено, на руки владельцу выдают бумажную трудовую. С этого момента весь учет будет проводиться в виртуальном виде. Все данные о месте, периоде работы, должности, квалификации, дублируются.

Однако переход на электронные трудовые необязателен для людей, которые уже работают. Можно оставить бумажные документы. При этом вне зависимости о того, согласен ли сотрудник, все равно параллельно будет проводиться учет в виртуальном виде. Отличие только в том, что данные также вносятся и в реальную книжку.

У людей, планирующих устроиться на первое рабочее место с 2021 года, выбора не будет. Информация о приеме на работу и трудовом стаже будет сразу оформляться в цифровом варианте.

Что делать работодателям?

Прежде всего сотрудников нужно проинформировать о том, что по закону теперь есть возможность перейти на новый формат документов. Информация предоставляется в письменном варианте. Это может быть общее обращение со сбором подписей или индивидуальное уведомление. Работодатель должен указать, что каждый вправе выбрать либо полный переход на электронную трудовую книгу, либо вариант с сохранением бумажной.

Когда работники будут проинформированы, каждый из них обязан подать заявление. Бумага оформляется в свободной форме. Здесь сотрудник указывает, согласен ли он на переоформление трудовой на электронную или хочет оставить старый документ.

Работодатели должны выполнить все эти действия уже в 2020 году. При этом нужно уложиться в такие сроки:

  • до 30 июня – проинформировать;
  • до 21 декабря – собрать заявления.

Исключения, из-за которых можно подать согласие позже указанной даты, – отпуск, временное отстранение от работы, болезнь. В этих ситуациях, пока сотрудник не может вернуться к привычному графику, ведется старая трудовая.

В течение всего года можно осуществлять организационные моменты: менять договора, вносить правки в соглашения. Рабочая документация должна соответствовать обновленной законодательной базе.

Также работодатели обязаны отправлять новый вид отчета в пенсионный фонд. Теперь вся отчетность также станет электронной. С 2021 года данные в ПФР о приеме на рабочее место или увольнении нужно отправлять на следующий день.

Отчет за прошлый месяц подается не позднее 15 числа.

Если для Вы не уверены в вашем бухгалтере или hr-е, или вам сложно самостоятельно разобраться в кадровом учете - передайте вашу бухгалтерию профессионалам! Наша компания возьмет все заботы о вашем учете и кадрах на себя. 

Отзывы об услугах

Логотип компании Главный бухгалтер
Главный бухгалтер
Гутчинова Зоя Николаевна
Компания ООО "Питер-Финанс-Аудит" проводила аудиторскую проверку в ООО "БалтОвощ" за 2016 год .  С самого начала нашей совместной работы стало понятно, что сотрудники профессионалы своего дела. Все требования и особенности компании были учтены.  3а 10 дней рассмотрели большое количество хозяйственных операций и документов. При этом, когда возникли срочные вопросы, вошли в положение и сразу помогли советом. В целом дисциплинированны и ответственны, никаких проволочек и проблем.  Спасибо!
04.05.2017
Логотип компании Ген. директор
Ген. директор
Баженов Кирилл
Наша компания  столкнулась с начинающимся кризисом роста – возникла проблема с качественным и оперативным учетом денежных средств и заказ-нарядов на производство изделий и работ. ООО «Невская Перспектива»  помогло организовать оперативный и всесторонний управленческий учет и провести обучение сотрудников. Система учета получилась весьма экономичной, не пришлось набирать экономистов и бухгалтеров для учета денег,материалов и долгов – все делает ООО «Невская Перспектива». Сэкономили, по меньшей мере, 420 000 руб. за год.
12.03.2015
Логотип компании Владелец сети
Владелец сети
Мартынова М.В.
До работы с ООО «Невская Перспектива» пользовались услугами бухгалтера на дому. Основной проблемой было безответственное и халатное отношение к своим обязанностям бухгалтера. Приходилось вечно подстраиваться, напоминать об оплате налогов , были вынуждены платить штрафы за несвоевременно сданную отчетность. При первом обращении к Генеральному директору компании Татьяне Владимировне были приятно удивлены четкостью постановки задач, компетентностью предоставленных нам сотрудников и пониманием проблем нашей компании. Решения принимаются быстро и компетентно, что можно уже поставить точку на поиске другого бухгалтера, так как менять ни в коем случае не собираемся. Ведь в результате мы получили профессиональную команду опытных бухгалтеров, своевременно предупреждающих о любых изменениях в законодательствах, и позволяющих спокойно заниматься бизнесом.
07.09.2016
Логотип компании Директор
Директор
Свистунов Юрий Владимирович
Хочу выразить благодарность генеральному директору Амелиной Татьяне Владимировне! За ее большой труд, она создала замечательную компанию, где работают ответственные люди! Именно ответственные! На своём горьком опыте мне пришлось столкнуться с главным бухгалтером, которая весьма халатно относилась к своим обязанностям. При проведении сотрудниками ООО «Невская Перспектива» аудиторской проверки были выявлены многочисленные нарушения сроков сдачи отчетности, грубые ошибки по ведению налогового и бухгалтерского учета, утеряно большое количество документов. ООО «Невская перспектива» провела огромную работу по восстановлению учета в предприятии! Сэкономили более 120 тысяч налогов и штрафов!
12.05.2017
Логотип компании Владелец
Владелец
Сергей Викторович Крот
С компанией ООО Невская Перспектива работаем уже больше 3 лет! За это время юристы компании смогли разрешить спорные вопросы, в том числе и в судах.  Благодаря Невской Перспективе смогли и наладить бухгалтерский учет. Знаем, что в любых спорных ситуациях сможем получить как и консультацию, так и помощь профессионалов. Спасибо вам!  
27.10.2017
Логотип компании Владелец
Владелец
Корнышев Андрей Алексадрович
ООО «Бэйби Опт Груп» выражает искреннюю благодарность за высокий профессионализм сотрудников Вашей организации при проведении аудиторской проверки. Выражаем Вам благодарность за совместный труд и надеемся на дальнейшее укрепление существующих отношений. Желаем Вашей компании процветания и успехов!
13.06.2018
Логотип компании генеральный директор ООО "СК Феникс"
генеральный директор ООО "СК Феникс"
Сорокин Дмитрий Иванович
Общество с ограниченной ответственностью "Строительная компания Феникс" выражает искреннюю благодарность за высокий профессионализм сотрудников Вашей организации, оказывающей юридические и бухгалтерские услуги нашему предприятию. Высокое качество оказываемых услуг позволяет нашей организации взыскивать задолженность, защищаться от необоснованных претензий контрагентов и налоговых органов. Мы отлично осознаем, что успех, Достигнутый нами в последние годы —это результат кропотливой совместной работы‚ постоянного ежедневного взаимодействия с Вашими специалистами. Благодаря Вашей открытости, стремлению понять и удовлетворить потребности партнера, достичь конечного результата, направленности на повышение рабочих показателей наши отношения крепнут с каждым годом, и мы покоряем новые вершины в достижении поставленных целей и задач. Выражаем Вам благодарность за совместный труд и надеемся на дальнейшее укрепление существующих отношений и рост показателей, достигнутых в ходе совместной деятельности. Желаем Вашей компании процветания и успехов! В расчете на дальнейшее плодотворное сотрудничество
31.05.2019
Логотип компании генеральный директор сети кальянный "Tangiers Lounge Gastello"
генеральный директор сети кальянный "Tangiers Lounge Gastello"
Корельский Андрей
Благодарим Невскую Перспективу за огромную работу, проводимую в нашей компании. Невская Перспектива уже несколько лет ведет для нас бухгалтерский учет, а также полностью взяла на себя финансовую политику и управленческий учет. Мы всем довольны. По сравнению со штатным бухгалтером - больший опыт, больше возможностей. Рекомендуем!
09.12.2019
Логотип компании генеральный директор
генеральный директор
Куриленко И.В.
ООО «Артель трубочистов» в лице генерального директора выражает огромную благодарность компании "Невская Перспектива" и лично Амелиной Т.В. за многолетнее сотрудничество и высокий профессионализм в области бухгалтерского и финансового учета, налогообложения и юриспруденции. ООО "Невская Перспектива" зарекомендовали себя как надежный партнер - оперативное реагирование, четкая и слаженная работа команды бухгалтеров, точность в расчетах и подготовке документов. Довольны результатом сотрудничества на 100%. Рады рекомендовать данную компанию к работе!
09.12.2019

Заказать консультацию специалиста

Нажимая на кнопку "Перезвонить мне", вы даете согласие на обработку персональных данных

Заказать обратный звонок

Нажимая на кнопку "Перезвонить мне", вы даете согласие на обработку персональных данных