Среди многих разновидностей отчетных ведомостей работодатель в обязательном порядке заполняет форму СЗВ-ТД, изменившуюся в этом году. Согласно Постановлению Правления ПФР №769п от 27.12.2020, обо всех кадровых решениях в коллективе (принятие на работу, увольнение работника, перевод его на иную должность, повышение разряда) необходимо оповещать ПФР.
Что изменилось в СЗВ-ТД
Форма отчетности о трудовой занятости работников организации с 01.08.2021 немного изменена. Это регламентировано Постановлением Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации. Отчет имеет такие новшества или изменения:
- Введен новый код функции, выполняемой работником. Все страхователи-работодатели обязаны указывать код занятий из пяти цифр согласно Общероссийскому классификатору занятий из справочника ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Работодатель обязан ориентироваться на конкретный вид выполняемой работы, фактическую занятость сотрудника, не учитывая наименования его должности.
- «Сведения о страхователе» дополнены разделом «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь», информация в него вносится после реорганизации компании.
- Раздел «Северных работников» теперь имеет два значения, соответствующих условиям работы на определенной территории.
- Изъят раздел «Отчетный период».
Кто подает отчетность СЗВ-ТД
Руководители (или ответственные лица по кадровым вопросам) всех компаний или предприятий готовят отчетность по своим сотрудникам штата (это касается работающих по совместительству, работающих дистанционно), зарегистрированных в действующей отечественной системе пенсионного страхования. Отчет заполняется на каждого работника отдельно в том случае, когда по нему произошли в коллективе кадровые изменения, или сотрудник подал письменное заявление, касающееся формата заполнения трудовой книжки. Сообщать следует обо всех движениях в штате организации. В отчетность включается информация о том, кто из сотрудников остается с трудовой книжкой бывшего бумажного формата, а кто переходит на электронный.
СЗВ-ТД подается, когда происходит:
- прием на работу работника;
- увольнение сотрудника;
- перевод на другую должность;
- предъявление рабочим заявления о ведении в дальнейшем трудовой книжки в бумажном формате или переводе на электронный вид книжки;
- смена наименования организации;
- повышение квалификации или разряда сотрудника;
- решение суда о запрете занимать работником определенную должность или проводить какой-либо вид трудовой деятельности.
В обязательном порядке все внесенные сведения подтверждаются выписками из книги приказов, распоряжений администрации компании, касающихся кадровых изменений.
Отчетность ведется по месяцам, и если за этот период не произошло никаких решений по кадровым вопросам, записи в бланке СЗВ-ТД не делаются.
Сроки подачи СЗВ-ТД
Форма СЗВ-ТД подается в соответствующие органы ежемесячно, если для этого существуют основания. Дата сдачи определяется по конкретным причинам подачи отчетности:
- До 15 числа месяца, который следует за отчетным, необходимо сообщать о смене наименования организации, переводе на иное место, заявлении рабочего о форме заполнения в дальнейшем трудовой книжки.
- На следующий день после публикации приказа организации об увольнении, приеме на работу сотрудника.
Если следующий день или 15 число совпадают с выходным, праздничным днем, подача отчетности выполняется в первый рабочий день после выходного. Например, в понедельник разрешается подавать сведения о трудоустройстве работника, если приказ был написан в пятницу или же сдать отчет 17 числа, если 15-е было в субботу.
Алгоритм сдачи СЗВ-ТД
Сведения о трудовой деятельности работников сдаются в конкретное отделение ПФР согласно месту регистрации. Допустимо отчет предоставлять в бумажном и электронном виде. Существует один нюанс: организации, где работает больше 25 человек, обязаны предоставлять форму СЗВ-ТД в электронном формате. Бумажный вариант формы заполняется печатными четкими буквами синими или черными чернилами. Электронный отчет создается с помощью специальной программы, куда вносятся данные с помощью компьютера.
Текстовая часть отчетного бланка
Сам отчет состоит из двух составляющих: текстовой части и таблицы. В первой необходимо указать информацию, касающуюся работодателя, дату предъявления заявлений об изменении вида заполнения трудовой книжки.
Работодатель сообщает в ведомостях:
- номер согласно регистрации в пенсионном фонде;
- наименование компании (предприятия) согласно документам (или персональные данные предпринимателя);
- идентификатор налогоплательщика и причину постановки на учет (код).
Те же сведения обязан предоставить страхователь, когда он выступает правопреемником работодателя. Заносятся они в «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь».
В соответствующие строки вписываются личные данные о сотруднике:
- фамилия, имя, отчество;
- дата рождения;
- страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица.
Если имеется заявление сотрудника о продолжении заполнения трудовой книжки в бумажном варианте или переводе на электронный формат, в соответствующей строке необходимо прописать дату написания заявления.
Заполнение таблицы
В таблицу вносятся такие данные:
- Графы 1 и 2 – порядковый номер и дата события, которое стало основанием подачи отчета.
- 3 – код мероприятия, который обозначает прием на работу, перевод на иную должность, смену наименования организации, повышение квалификации сотрудника, увольнение с работы, лишения права проводить конкретный вид деятельности.
- 4 – заполняется при наличии персонала, работающего в северных условиях (район Крайнего Севера – РКС, или территория, приравнивающаяся к районам Крайнего Севера – МКС). Эта информация пенсионным фондом учитывается при своевременном выходе работника на пенсию. Теперь работодатель обязан следить за теми сотрудниками, которые оформлены в штате как работающие дистанционно, ведь сама организация может находиться на территориях, не имеющих отношения к районам Крайнего Севера, а сотрудники компании могут там работать.
- 5 – должность работника, вид работы, куда его перевели, подразделение организации. Не допускается различий в штатном расписании и сведениях, занесенными в поле. При повышении квалификации сотрудника вписывается разряд согласно профессиональным стандартам. Если сотруднику судом запрещено осуществлять какой-либо вид деятельности либо занимать конкретную должность, нужно внести соответствующую запись (основание, срок действия судебного распоряжения). Здесь указывается и решение о переименовании компании, ее старое и новое наименование («Общество с ограниченной ответственностью «Заря» переименовано с 01.03.2021 в Общество с ограниченной ответственностью «Первый луч»).
- 6 – заполняется с 01.08.2021г, согласно вступившим в действие изменениям в законодательстве страны. Общероссийский классификатор занятий включает список кодов, соответствующих определенному виду деятельности. Этот документ необходимо учитывать при выставлении номера выполняемой работником функции. Он представляет собою числовое значение, где четыре цифры в начале – группа занятий, следующее число после точки – контрольное. При выполнении сотрудником нескольких видов функций, необходимо вписывать код наиболее весомой, занимаемой большее рабочее время работника. Самого названия должности в классификаторе может не значиться, поэтому необходимо ориентироваться на выполняемые функции сотрудником (например, должность «менеджера по кадровым вопросам» можно квалифицировать как «специалист по работе с персоналом»).
- 7 – причина увольнения сотрудника. Запись делается без сокращений и должна быть идентичной записи в трудовой книжке (нельзя писать «ООО», а нужно «общество с ограниченной ответственностью»). Помимо этого, причина не может не соответствовать Трудовому Кодексу РФ или другим Законам РФ. Строки «Причина» и «На основании» заполняются лишь при увольнении работника.
- 8, 9, 10 – в этих графах указываются реквизиты документа о проведенных кадровых изменениях в компании (дата, номер, наименование).
- 11 – проставляются данные об исправлении предоставленной информации по сотруднику. В определенной строке проставляется «Х», а следующая строка должна указывать скорректированные данные.
Ведомость СЗВ-ТД обязательно проверяется и заверяется подписью руководителя. Это может сделать и его представитель, имеющий право по доверенности. Электронный вариант заверяется электронной подписью. При наличии печати, она ставится в соответствующем месте.
Напомним, что отчетность СЗВ-ТД нужно подавать строго в указанные сроки, поскольку за несвоевременную подачу организация может получить штраф.