В 2020 году запускают электронные трудовые книжки взамен старых бумажных. В российские законы уже внесены соответствующие поправки, поэтому работающим гражданам, тем, кто только собирается оформляться на работу, и работодателям нужно изучить новые правила оформления. Рассмотрим детальнее, что под собой подразумевают электронные трудовые и как их оформлять.
Законодательная база
В декабре 2019 года в ТК Российской Федерации была внесена новая статья 66.1. Согласно поправкам, теперь информацию о стаже трудовой деятельности, местах работы и прочие данные можно хранить в электронном формате. Также работодатели обязаны сдавать отчет в Пенсионный фонд в новой форме. Об этом говорят поправки в законе о персонифицированном учете. Оба изменения запустили процесс перехода на электронные трудовые книжки.
Преимущества нового формата
Виртуальные документы упрощают жизнь работодателям и работникам. Среди достоинств:
- Экономия времени. Записи в электронные трудовые книги вносить проще и быстрее. Бюрократические процедуры при увольнении, переходе на новую работу, открытии визы упрощаются. Больше не нужно будет тратить несколько дней на то, чтобы снять и заверить копии.
- Защита прав работника. Владелец трудовой может запросить и получить информацию в любое время. Работодатели же не смогут манипулировать подчиненными, например, держать документ у себя, препятствуя увольнению. Также невозможно будет скрыть отсутствие выплат в пенсионный фонд.
- Сохранность данных. Бумажные трудовые книжки легко потерять или повредить. Восстановление же забирает много сил и времени. Цифровой формат обеспечивает надежность хранения личной информации.
- Удаленная работа. Многие россияне работают дистанционно. С этого момента трудоустройство для людей, которые будут вести трудовую деятельность на дому, становится значительно проще. Не нужно ехать в офис – все документы можно оформить онлайн. Это, в свою очередь, сократит статистику неофициального устройства на работу.
Единственной проблемой мы считаем возможность сбоев и утечки информации. Для того чтобы все преимущества себя оправдывали, система должна работать слаженно. Необходимо, чтобы разработчики обеспечили постоянную поддержку программного обеспечения. Однако это лишь опасения, а в целом ведение рабочей документации в электронном виде имеет только плюсы.
Кривоносова Софья, бухгалтер, специалист по кадровому учету
Как и когда произойдет переход на новый формат?
Закон вступает в силу уже с 1 января 2020 года. Работники, которые согласны оформить электронный документ, подают заявление работодателю. После того, как оно будет одобрено, на руки владельцу выдают бумажную трудовую. С этого момента весь учет будет проводиться в виртуальном виде. Все данные о месте, периоде работы, должности, квалификации, дублируются.
Однако переход на электронные трудовые необязателен для людей, которые уже работают. Можно оставить бумажные документы. При этом вне зависимости о того, согласен ли сотрудник, все равно параллельно будет проводиться учет в виртуальном виде. Отличие только в том, что данные также вносятся и в реальную книжку.
У людей, планирующих устроиться на первое рабочее место с 2021 года, выбора не будет. Информация о приеме на работу и трудовом стаже будет сразу оформляться в цифровом варианте.
Что делать работодателям?
Прежде всего сотрудников нужно проинформировать о том, что по закону теперь есть возможность перейти на новый формат документов. Информация предоставляется в письменном варианте. Это может быть общее обращение со сбором подписей или индивидуальное уведомление. Работодатель должен указать, что каждый вправе выбрать либо полный переход на электронную трудовую книгу, либо вариант с сохранением бумажной.
Когда работники будут проинформированы, каждый из них обязан подать заявление. Бумага оформляется в свободной форме. Здесь сотрудник указывает, согласен ли он на переоформление трудовой на электронную или хочет оставить старый документ.Работодатели должны выполнить все эти действия уже в 2020 году. При этом нужно уложиться в такие сроки:
- до 30 июня – проинформировать;
- до 21 декабря – собрать заявления.
Исключения, из-за которых можно подать согласие позже указанной даты, – отпуск, временное отстранение от работы, болезнь. В этих ситуациях, пока сотрудник не может вернуться к привычному графику, ведется старая трудовая.
В течение всего года можно осуществлять организационные моменты: менять договора, вносить правки в соглашения. Рабочая документация должна соответствовать обновленной законодательной базе.
Также работодатели обязаны отправлять новый вид отчета в пенсионный фонд. Теперь вся отчетность также станет электронной. С 2021 года данные в ПФР о приеме на рабочее место или увольнении нужно отправлять на следующий день.
Отчет за прошлый месяц подается не позднее 15 числа.
Если для Вы не уверены в вашем бухгалтере или hr-е, или вам сложно самостоятельно разобраться в кадровом учете - передайте вашу бухгалтерию профессионалам! Наша компания возьмет все заботы о вашем учете и кадрах на себя.